Si vous êtes une entreprise ou une organisation, il se peut que vous ayez des besoins spécifiques. Travaux de rénovation, amélioration des conditions de travail, adaptation à de nouveaux enjeux… Tant de motifs peuvent motiver un appel d’offres! Cependant, difficile de trouver le bon prestataire sans constituer un dossier de consultation (DCE). A quoi sert ce document et comment bien le rédiger ? Voici ce que vous devez savoir avant de lancer cette démarche.
Qu’est-ce qu’un dossier de consultation?
Lorsqu’une entreprise a un projet, elle doit faire un appel d’offres. Ainsi, elle peut être contactée par différents prestataires susceptibles de pouvoir réaliser ce travail. Cependant, les sociétés ne peuvent se proposer que si elles ont une fine connaissance des besoins de l’organisation afin d’être sûres de pouvoir y répondre. C’est donc à cette fin que l’on constitue un DCE. Ce dossier est en fait un ensemble de documents décrivant ses multiples exigences, qu’elle met à disposition des prestataires potentiels afin de recevoir des offres et de choisir la plus alléchante.
Pourquoi est-il important de rédiger un DCE?
Vous l’aurez donc peut être compris: l’élaboration d’un dossier de consultation d’entreprise peut grandement vous faciliter la tâche pour trouver la société capable d’œuvrer pour votre projet. Cette démarche comporte d’ailleurs un certain nombre d’avantages :
- Faciliter le contact en clarifiant les besoins de l’entreprise: Imaginons que vous ayez besoin de trouver un terrain constructible. En composant un DCE pour votre appel d’offres, vous ne tomberez que sur des prestataires susceptibles de répondre à vos attentes. Ainsi, vous perdrez moins de temps et la prise de contact sera plus fluide et claire. Cela évite les mauvaises surprises et clarifie de nombreux points en amont.
- Travailler en toute transparence et laisser sa chance à tout prestataire: Vous et la société répondant à votre offre savez tous deux où vous allez. Ainsi, il n’y a pas de non-dit et la confiance mutuelle est de mise. De plus, chaque proposition a une chance d’être consultée et cela laisse des opportunités à des sociétés moins reconnues de se faire une place sur le marché.
- Pouvoir faire le meilleur choix: En étudiant les offres, vous aurez une large gamme d’options et vous pourrez sélectionner l’offre qui vous paraît la plus attractive.
- Mieux organiser le projet: En établissant un cahier des charges, toutes les tâches seront clairement définies et toutes les composantes du projet auront déjà été exposées. Ainsi, il sera plus facile d’en organiser la mise en place.
- Réduire la facture finale : Enfin, lorsque vous faites un appel d’offres, vous aurez droit à diverses propositions et chacune aura tout intérêt à être la plus concurrentielle possible. Cela vous donnera très probablement droit à des tarifs beaucoup plus intéressants.
Quels documents fournir pour un dossier de consultation?
En principe, les DCE se ressemblent dans leur forme et sont composés des documents suivants :
- Un appel d’offres clairement édicté.
- L’énoncé des règles pour pouvoir y participer.
- Les documents nécessaires pour comprendre ce qui doit être fait (exemple: un plan d’architecte pour une construction)
- La fourchette de prix que l’entreprise est prête à payer pour ce type de prestation.
